Ruang Administrasi Adalah

Ruang Lingkup Administrasi

Ruang lingkup administrasi mencakup berbagai aspek yang melibatkan pengelolaan dan pengaturan aktivitas dalam suatu organisasi atau entitas.

Tugas pegawai yang bekerja pada bagian administrasi adalah melayani, mengarahkan dan mengatur semua aktivitas organisasi sehingga dapat mencapai tujuan perusahaan.

Seluruh kegiatan dan aktivitas tersebut, disebut ruang lingkup administrasi dan meliputi:

Unsur-unsur Ruang Lingkup Administrasi

Ruang lingkup administrasi terdiri dari beberapa unsur, yaitu:

Oleh karena itu, diperlukan adanya sistem administrasi yang baik untuk mengelola aktivitas perusahaan.

Tujuannya adalah agar ruang lingkup administrasi bisa lebih tertib dalam mencapai tujuan perusahaan.

Sebuah perusahaan yang dikelola dengan baik akan membantu pencapaian tujuan perusahaan.

Baca juga: Administrasi Keuangan: Pengertian, Tujuan, dan Fungsinya

Kegiatan Pengumpulan

Aktivitas dimana karyawan mencari dan mengumpulkan data, informasi yang detail, lalu kemudian menyimpannya agar dapat digunakan di lain waktu pada saat dibutuhkan.

Kegiatan Penyimpanan

Kegiatan ini berfungsi untuk melindungi data dengan cara menyimpannya pada dokumen / arsip sehingga suatu saat dapat dengan mudah ditemukan kembali jika ada yang membutuhkan.

Prinsip Ruang Lingkup Administrasi

ilustrasi ruang lingkup administrasi. source envato

Dalam dunia organisasi dan manajemen, memahami prinsip ruang lingkup administrasi adalah hal yang sangat penting.

Prinsip-prinsip ini berfungsi sebagai panduan dasar yang membantu mengarahkan semua aktivitas administratif sehingga organisasi dapat beroperasi secara efisien dan efektif.

Ruang lingkup administrasi mencakup berbagai aspek penting, mulai dari perencanaan strategis hingga pengendalian dan evaluasi.

Berikut adalah beberapa prinsip yang digunakan:

Prinsip Perencanaan

Prinsip perencanaan pada ruang lingkup administrasi artinya seluruh pekerjaan kantor harus direncanakan terlebih dahulu untuk mencapai tujuan tertentu.

Misalnya, semua surat yang dikirim atau diarsipkan harus jelas tujuan dan manfaatnya. Jika tidak, berarti tidak diperlukan kegiatan surat-menyurat.

Perencanaan juga berarti bahwa setiap proses harus dijadwalkan dan ditentukan sebelumnya dan tidak boleh dilakukan sendiri-sendiri.

Agar rencana berjalan lancar, cara yang terbaik adalah menetapkan pedoman tertentu untuk setiap jenis pekerjaan.

Baca juga: Apa itu SOP? Ini Pengertian, Fungsi, Manfaat, dan Tips Membuatnya!

Kegiatan Pencatatan

Setelah berhasil mengumpulkan data, karyawan mencatat, menyimpannya dengan baik, dan mengirimkannya ke bagian lain untuk diproses jika diperlukan.

Tujuan untuk Jangka Pendek

Berisikan tujuan administratif yang spesifik, memiliki ruang lingkup yang kecil dan kualifikasi sasaran yang terbatas.

Biasanya dibuat oleh sub-departemen organisasi untuk melaksanakan perintah administrasi di setiap sub-departemen organisasi.

Ruangan Administrasi  Fakultas Pertanian terdiri dari ruang Wakil Dekan, ruang Ka.Prodi, ruang Sek. Prodi, Ruangan UPM, Proses administrasi akademik dan koordinasi antara Dekan, Wakil Dekan, Ketua Program Studi dilakukan pada ruang Rapat Dosen.

Tujuan untuk Jangka Panjang

Merupakan tujuan administrasi yang ideal, biasanya memiliki kualifikasi yang tidak terbatas untuk mencapai tujuan organisasi.